Die GEMA hat uns über die geplante Abwicklung der Gutschriftenaktion informiert.
Diese Informationen möchten wir auch euch zur Verfügung stellen.
Die zuverlässige und schnelle Abwicklung von Angelegenheiten aufgrund von behördlich angeordneten Schließungen während der Corona-Pandemie ist ein zentrales Anliegen der GEMA.
Während der Schließungsphase ist die GEMA Musiknutzern schnell und unbürokratisch entgegengekommen, indem laufende Verträge umgehend ruhend gestellt wurden. Mit der nun anschließenden und in den kommenden Wochen laufenden Gutschriftenaktion haltet sich die GEMA an die rechtlichen, verbraucherschützenden Vorgaben zur direkten Rückzahlung von Lizenzgebühren für die nicht mögliche Inanspruchnahme von lizenzierten Musiknutzungen.
Forderungen nach Gutscheinlösungen etc., wie sie branchenübergreifend vertreten wurden, wurde sich seitens GEMA bewusst nicht angeschlossen.
Für den Zeitraum der behördlich angeordneten Schließungen werden nun Gutschriften für die Schließungszeiträume erstellt. Aufgrund der vielfältigen, regional und branchenabhängig sehr unterschiedlichen behördlichen Regelungen, der hohen Zahl der bestehenden Verträge und aufgrund der rechtlichen Präzedenzsituation kann teilweise nicht mit finaler rechtlicher Verbindlichkeit ermittelt werden, in welcher Höhe und für welchen Zeitraum Gutschriften erstellt werden müssten.
Aufgrund dieser erschwerten Situation ist daher zwingend eure Mitwirkung erforderlich, da ihr als einziger die individuellen Schließzeiten eurer Betriebsstätten beurteilen könnt und entsprechend diese der GEMA mitteilen sollt.
Bei der Bearbeitung dieser Mitteilungen respektive der Erstellung der Gutschriften soll dabei ein größtmöglicher Automatisierungs- und Digitalisierungsgrad erreicht werden.
Wie läuft die Gutschriftenaktion ab:
- Das Onlineportal der GEMA wird um zusätzliche Funktionen erweitert, die es ermöglichen, eure Mitteilungen zu individuellen Schließzeiten zu empfangen und automatisiert Gutschriften zu erzeugen.
- Über eine zusätzliche Kachel im Musiknutzer-Dashboard bekommt ihr eine Übersicht der relevanten Nutzungsorte und könnt dort jeweils den individuellen Schließzeitraum und eine Bankverbindung für ggf. nötige Rückzahlungen selbständig eintragen.
- Hierfür wird der bisherige Prozess so geändert, dass neben der Kundennummer ein spezifischer Code erforderlich ist, der euch separat per Post für die Eingabe ins System mitgeteilt wird.
- Dieser Code wird euch inklusive eines Info-Schreibens per Post an die für die jeweilige Kundennummer geführte Firmenanschrift zugesendet.
- Pro GEMA-Kundennummer wird nur ein Infoschreiben versendet, auch wenn mehrere Nutzungsorte von der Schließung betroffen waren/sind.
- Solltet ihr dieses Schreiben nicht bekommen, könnt ihr es nochmals im Portal anfordern.
- Eine Rechnung ist dann für eine Corona-Gutschrift relevant, wenn sie fakturiert wurde und der Leistungszeitraum der Rechnung in den Corona-Zeitraum fällt. Unter Corona-Zeitraum wird der Zeitraum verstanden, in dem Nutzungsorte im Zusammenhang mit Corona aufgrund von behördlichen Anordnungen geschlossen waren.
- Ihr meldet euch wie gewohnt im Online-Portal unter www.gema.de/portal an und könnt im neuen Bereich „Meine Corona-Schließzeiten“ den Zeitraum der Schließung für jeden Betrieb einzeln eintragen.
- Insofern euer Betrieb immer noch aufgrund behördlicher Anordnung geschlossen hat, kann der aktuelle Zeitraum angegeben und der Folgezeitraum später nachgereicht werden.
So tragt ihr eure Schließzeiten ein:
Auf der Startseite des Online-Portals der GEMA wird euch eine zusätzliche Kachel mit dem Titel „Schließung von Betrieben (COVID-19)“ angezeigt:
Durch Anwählen der Kachel werden euch die freigeschalteten Nutzungsorte angezeigt:
Nach Anklicken von „Schließung mitteilen“ kann der Schließungszeitraum für den ausgewählten Nutzungsort eingegeben werden.
Hierbei wird zwischen „vollständiger Schließung“ und „teilweiser Schließung“ unterschieden.
- Vollständige Schließung: der gesamte Betrieb war im angegeben Zeitraum behördlich angeordnet geschlossen.
- Teilweise Schließung: Nur ein Teil des Betriebes durfte aufgrund von behördlichen Anordnungen geöffnet werden. Hier muss zusätzlich zu den Schließzeiten angeben, wie groß die Gesamtfläche des Betriebes ist und wie groß die geöffnete Fläche war. Ebenso kann an dieser Stelle ein Hinweistext geschrieben werden.
Folgende Daten müsst ihr erfassen:
- Schließungsdatum von
Der Beginn der Schließung kann nicht vor dem 16.03.2020 angegeben werden, frühestmöglicher Tag der Schließung ist immer der 16.03.2020.
- Bankverbindung
Hier kann entweder eine bereits vorhandene Bankverbindung ausgewählt oder eine neue Bankverbindung angelegt werden.
- Gesamtfläche in qm
Im Falle einer teilweisen Schließung muss die Gesamtfläche des Betriebes angegeben werden.
- Geöffnete Fläche in qm
Im Falle einer teilweisen Schließung ist die tatsächlich geöffnete Fläche anzugeben.
Sobald ihr auf „Absenden“ gedrückt habt, bekommt ihr im Portal eine Erfolgsmeldung angezeigt und die gemeldeten Schließzeiten sind am Nutzungsort für euch wie folgt ersichtlich:
Wie geht es dann weiter:
- Insoweit durch den Abgleich der Eingabe mit den Daten der GEMA ein Fall automatisch abgearbeitet werden kann, wird eine entsprechende Gutschrift erstellt. Dabei wird auf Rechnungsebene eine Stornorechnung erstellt und per Post an euch geschickt. Diese Stornorechnung beinhaltet auch Details zur Berechnung der Höhe der Gutschrift.
- Je nach Fall (z.B. Rechnung durch Kunden bereits bezahlt) wird eine automatische Rückzahlung veranlasst oder eine offene Forderung der GEMA um den Betrag der Gutschrift reduziert. Ihr erhält dabei einen Stornobeleg, welcher die Information darüber enthält, welcher Betrag aus der ursprünglichen Rechnung storniert wird.
- Sind von einer Nutzungsortschließung mehrere Rechnungen betroffen und können nicht alle Fälle automatisch bearbeitet werden, so ist dies für für euch im Portal sichtbar.
- Beispiel: Es kann z.B. vorkommen, dass ein Kunde zu einem Nutzungsort eine Meldung abgibt, es sind aber davon insgesamt drei Rechnungen betroffen. Zwei werden automatisch gutgeschrieben und der Kunde bekommt hierfür eine Stornorechnung, der 3. Fall muss in der Sachbearbeitung geklärt werden und wird zeitlich versetzt bearbeitet. Der Kunde wird sodann entweder über die Ablehnung seiner Gutschrift im Online-Portal informiert und bekommt eine weitere Stornorechnung zugeschickt.
- Beispiel: Es kann z.B. vorkommen, dass ein Kunde zu einem Nutzungsort eine Meldung abgibt, es sind aber davon insgesamt drei Rechnungen betroffen. Zwei werden automatisch gutgeschrieben und der Kunde bekommt hierfür eine Stornorechnung, der 3. Fall muss in der Sachbearbeitung geklärt werden und wird zeitlich versetzt bearbeitet. Der Kunde wird sodann entweder über die Ablehnung seiner Gutschrift im Online-Portal informiert und bekommt eine weitere Stornorechnung zugeschickt.
- Wird eurem Antrag zugestimmt, wird über die Gutschrift euch das Geld ausbezahlt. Die Stornorechnung geht automatisch an euch und die manuelle Gutschrift ist im Partnerkonto ersichtlich.
- Wird dem Antrag nicht zugestimmt, wird euch über das Portal im Status angezeigt und ihr werdet per Schreiben informiert.
Aufgrund der Reduzierung der Umsatzsteuer zum 01.07.2020 werden möglicherweise Priorisierungen in der Verarbeitung für die Gutschriften vorgenommen.
Es wurde versucht, die nunmehr startende Gutschriftenaktion so einfach wie möglich für alle Beteiligten aufzubauen. Dennoch ist es den Kollegen der GEMA bewusst, dass die Abwicklung sämtlicher Anfragen, Anliegen und Rückerstattungsbegehren zu diesem Thema mehrere Wochen in Anspruch nehmen kann.
Ihr könnt auch alle Informationen aus unserem heutigen Newsletter direkt bei der GEMA unter folgendem Link nachlesen:
Achtung:
Bitte beachtet, dass die GEMA eure Anliegen zu Corona nicht mehr über das Postfach absagecorona@gema.de bearbeitet.
Die Abwicklung der Gutschriften soll ausschließlich über das hierfür extra bereitgestellte Online-Portal abgewickelt werden.
